Управление на личното и на работното време

[ISTORIK]

Управлението на времето е обобщаващ термин за различни методи и умения, предназначени за планиране и за контролиране на времето, прекарано в различни дейности, за подобряване на ефикасността и на производителността.

Концепцията обикновено се отнася до изпълнението на планиране, задаване, определяне на цели, делегиране на правомощия, анализ на действителното използване на времето, контрол, планиране и приоритизиране.

Обикновено управлението на времето се отнася до света на труда, но понякога значението му се разширява и включва лични дейности като социален живот, семейство, хобита, лични интереси и лични ангажименти.

Управлението на времето може да бъде подпомогнато от различни умения, инструменти и техники.

Често ни се налага да балансираме между голям брой служебни отговорности и лични ангажименти. Потокът от нови задачи е непрекъснат, а всяка задача е от спешна, по-спешна. Подобно ежедневие, изпълнено с множество и все спешни задачи, може да се превърне в източник на сериозен стрес. Освен това, човек лесно може да остане с чувството, че върши много неща, но постига твърде малко. Всеки ден сме притискани от срокове и неотложни ангажименти, изискващи незабавното ни внимание. Повечето задачи в ежедневието ни не търпят отлагане, а за да се справим с всички тях отлично, е нужно да се научим да управляваме прецизно целия поток от приоритети и отговорности.     

Умението да подреждаме приоритетите си е много важно и, за да бъдем по-продуктивни, трябва да можем да организираме времето си ефективно.

Интересен начин да се справим с това предизвикателство е употребата на квадрантите на Кови. Всяка дейност може да се постави в един от четирите квадранта и това може да се използва за приоритизиране. Вижда се, че задачите могат да се маркират като „важни“ или „маловажни“, в съчетание със „спешни“ или „не спешни“.

Ако ви е трудно да си подреждате приоритетите, тази матрица 2 на 2 квадрата може да ви бъде много полезна. Особено, когато планирате продуктивен ден, трябва да можете да идентифицирате кои задачи искате да извършите въз основа на своите приоритети. Да видим какво означава всеки квадрант...

Първият квадрант, често наричан „Квадрант на необходимостта“ или „Квадрант на стреса“, съдържа задачите, които са спешни и важни. Тези задачи трябва да бъдат свършени преди всички други, за да не се изправим пред нежелани последици и излишен стрес, ако те не бъдат изпълнени. Примерите за задачи в първи квадрант включват: медицински спешни случаи; подаване на данъчни декларации; съобразяване със законови промени, приети в последния момент; кризисни ситуации; важни проекти с наближаващ краен срок; неотложни проблеми; пазаруване на стоки от първа необходимост; рязко влошаване на здравословното ни състояние и необходимостта от явяване на преглед при личния ни лекар...

Вторият квадрант включва важни, но не спешни задачи. Това е квадрантът, в който е добре да инвестирате по-голяма част от времето си. Задачите във втори квадрант са директно подравнени с целите ви и с нещата, които искате да постигнете в дългосрочен план. Ето няколко примера за задачи във втори квадрант: физически упражнения и спорт; курсове за повишаване на професионалната квалификация; работа по вашия бизнес, докато задържате и настоящата си работа; прекарване на време с близки и приятели... Нагледен пример за задача/дейност от квадрант 2 е да подариш цвете на жена си без конкретен повод. Не е спешно (няма повод), но е важно за развитието на вашата връзка. Всичко, което ви носи ползи в дългосрочен план, може да се постави във втория квадрант. Именно за тези важни, но неспешнни дейности човек се нуждае от умения да управлява ефективно времето си.

Третият квадрант включва спешни, но маловажни задачи. Затова го наричат и „Квадрант на заблудата“. Пример за нещо, което погрешно смятаме за спешно, докато всъщност то не е, често са източниците ни на разсейване. Смятаме, че са спешни, затова пренасочваме фокуса си към тях, но в действителност тези задачи не са спешни. Често срещани примери за задачи в трети квадрант включват: постоянно проверяване на на личния си имейл; отговаряне незабавно на хората, които ни пишат в приложения за чат и SMS; вдигате на телефона, докато работим, и започване на разговор с този, който ни търси; проверяване на фейсбук за нови съобщения за активности на наши приятели… Много често източник на задачи от Квадрант 3 за нас са другите хора. Колеги влизат в кабинета ни и искат помощ. Някакви хора ни питат нещо и очакват да им дадем информация. Други ни търсят по телефона. Трети ни пишат имейли. В действителност спешността на тези задачи е определена от приоритетите и очакванията на други хора. В този квадрант бихме могли да поставим и почистването на своя апартамент.

В четвъртия квадрант попадат дейности и задачи, които са неспешни и маловажни. Най-често това са дейностите, които ни разсейват от натоварената ни работа и от по-важните задачи. Тук говорим за дейности, които са свързани със загуба на време, които е най-добре да бъдат елиминирани или отложени във времето. Ако можем да идентифицираме всичките задачи в четвърти квадрант и да елиминирате повечето от тях, ще си освободим време, което ще можем да инвестираме в задачите от другите квадранти. Примери за задачи в четвъртия квадрант са: играене на компютърни игри; гледане на повторения на любимите ни ТВ сериали и предавания; следене на новините; проверка на RSS потоци; прекарване на време в гледане на интересни и забавни видеа в Youtube; разглеждане на  профили в социалните мрежи. Много е важно да имаме баланс между работата и личния си живот. Трябва ни и време за губене и за почивка, за да не се претоварваме. Предизвикателството тук е да се научим да отделяме точно толкова време в четвърти квадрант, колкото ни трябва, за да дадем възможност на мозъка ни да „рестартира“. Трябва  да преминаваме към “задачите” от този квадрант след изчерпване на задачите от другите квадранти, тъй като тези последни и стоящи „на опашката“ задачи са вид почивка от наистина сериозните ни ангажименти.

Голямата поука от тази матрица е, че следва да правим ясна разлика между спешните и важните дейности. Неслучайно същинското управление на времето се крие в работата с дейностите от Квадрант 2. Там се намират задачите, които обикновено не са спешни, но са истински важни. Ако искаме повече успехи, резултати и висока ефективност в живота си, важните (а не спешните) задачи ще ни помогнат да осъществим това.

Друг метод за организиране на времето е Методът на Парето. Тази идея е аналогична на принципа на Вилфредо Парето, че 80% от задачите могат да бъдат завършени 20% от времето. Останалите 20% от задачите ще изискват 80% от времето. Съгласно този метод, задачите трябва да бъдат сортирани в една от тези две категории, а на първата категория трябва да се даде по-висок приоритет. Тъй като целта на управлението на времето е да се увеличи продуктивността, това може да бъде оправдано с аргумента, че 80% от производителността може да бъде постигната чрез изпълнение на 20% от задачите.

Полезно е да организираме задачите си и времето, което отделяме на всяка задача, с помощта на органайзер. Матрицата за управление на времето на Кови ни помага да определим дейностите, върху които да се фокусираме, както и дейностите, които да избягваме. Тази матрица лежи в основата на всяко обучение по управление на времето.

Ефективното организиране на времето ни би довело до:

1.     По-голяма вероятност за постигане на нашите стратегически и тактически цели.

2.     Възможност за дългосрочно планиране на нашата работа.

3.     Изграждане на оптимален начин на работа и намиране на време за справяне с множество задачи.

4.     Постигане на по-голяма продуктивност и ефективност.

5.     Успешно съчетаване на учебните и/или на работните ни ангажименти с личните.

6.     Постигане на усещане за удовлетвореност и радост от свършената работа.

7.     Елиминиране на задачи, които не добавят стойност за индивида или за организацията.

8.     Наличие на инструмент, който замества или поддържа и подпомага паметта.

Според Джаред Сандберг, обаче, списъците със задачи не са търсеният ключ към продуктивността, за който се смятат. Според негови изчисления, 30% от хората, правещи списъци, влагат/губят повече време и енергия, за да управляват тези списъци, вместо да свършат задачите, които са в тях.

По материали от интернет

Редактирано Март 1, 2020 от ISTORIK

[Skubi]

Над 40г повече от 25-30 часа седмично бачкане не е здравословно....Трябва да се пребие с данъци както цигарите, алкохола....Сериозно.

[laplandetza]

Преди 1 час, Skubi said:

Над 40г повече от 25-30 часа седмично бачкане не е здравословно....Трябва да се пребие с данъци както цигарите, алкохола....Сериозно.

Аха, първата част, ооо да, аз работя на 2 места, на едното на половин работен ден, на другото нямам фиксирано работно време.Чувствам се доста по добре от преди години. Имам си време за личните семейни неща, 3 месеца отпуска.........китайския капитализъм да го..................

За втората част....... отговора е още по готин, плашам данъци само от първата работа и въпреки това всичко е напълно законно.

[empirialistic]

Знам за тези квадранти още през 2013 г. Полезни са, но само ако си си шеф и можеш да управляваш времето си. Ако не си - бележки с какво е нужно да свършиш е достатъчно. 

Редактирано Март 2, 2020 от empirialistic

[Петър Мирчев]

Интересна статия, виждал съм я някъде преди месеци. Аз организирам моето време най-вече според приоритетите в работата и в личния ми живот. Никой не може да върши всичко наведнъж и не е необходимо, за да е в баланс.